Чому нотаріус іноді відмовляється засвідчувати переклад: п’ять причин і як їх уникнути

Ця історія трапляється в різних варіаціях, але сюжет завжди однаковий. Людина замовляє переклад диплома чи довідки, приходить до нотаріуса, а той повертає документи зі словами «так не можна». Час втрачено, а в установі за кордоном спливає термін подачі. Зазвичай дивує те, що переклад був хорошим. Відмова не мала стосунку до мови, вона стосувалася оформлення. Тому спершу поясню, що взагалі робить нотаріус.

Що нотаріус насправді перевіряє

Найпоширеніше непорозуміння звучить так: нотаріус перевіряє, чи правильно перекладено. Це не так. Він засвідчує справжність підпису перекладача (https://ntidea.com.ua/ua/zaverenie-perevodov), тобто підтверджує, що переклад підписала конкретна особа, чию особу й кваліфікацію він перевірив. Якість тексту лишається на відповідальності виконавця.

Звідси й логіка відмов. Нотаріус відмовляє тоді, коли не може пересвідчитися в особі та кваліфікації перекладача або коли сам пакет документів виглядає ненадійно.

П’ять причин відмови

Причина	Як це виглядає на практиці	Як уникнути
Нотаріус не має даних про перекладача	Перекладач не залишив зразок підпису, не надав паспорт, ІПН чи документ про кваліфікацію з потрібної мови	Працювати з виконавцем, який уже співпрацює з нотаріусом і має оформлену «базу»
Неправильно скріплено пакет	Переклад окремо від копії оригіналу, немає позначки, з якої мови зроблено переклад	Оформляти переклад і копію документа разом, як єдиний пакет
Неповний переклад	Не перекладено штампи, відмітки, поля, службові позначки	Просити перекласти все, що є на сторінці, навіть «дрібниці»
Явні розбіжності в даних	Прізвище, дата чи номер у перекладі не збігаються з оригіналом або з іншими документами	Звіряти кожну літеру й цифру, узгоджувати транслітерацію заздалегідь
Проблеми з самим документом	Нечитабельний скан, виправлення, пошкодження, ознаки підробки, іноземний документ без потрібного апостиля	Готувати чіткі копії та з’ясовувати, чи потрібен апостиль до перекладу

Ці причини рідко трапляються поодинці. Найчастіше проблема поєднує два-три пункти: скажімо, перекладач незнайомий нотаріусу, а ще й пакет скріплено неправильно.

Про транслітерацію окремо

Розбіжності в написанні прізвища варто підкреслити. Нотаріус не редагує ваш переклад, але помітну невідповідність між копією документа й текстом він, найімовірніше, не проігнорує. Якщо ви вже маєте закордонний паспорт із певним латинським написанням, переклад інших документів має його повторювати. Це найдешевша перевірка з усіх можливих.

Що робити, якщо відмову вже отримано

Насамперед не сперечайтеся, а з’ясуйте причину. Попросіть нотаріуса чітко пояснити, чого саме бракує: документа, підпису, скріплення чи виправлення в тексті. У більшості випадків проблема усувається протягом одного візиту. Якщо пояснення недостатнє, можна попросити оформити відмову письмово, і тоді причина буде зафіксована офіційно.

Далі розділіть проблему на дві частини: чи вона в перекладі (виправляє виконавець), чи в оформленні (виправляє той, хто готував пакет), чи в самому документі (потрібні нові копії або додаткові документи). Найгірше, що можна зробити, це нести той самий пакет до іншого нотаріуса в надії, що той «не помітить». Помилка нікуди не зникне, а ви втратите час.

Чому зручніше довірити процедуру бюро

Багатьох відмов можна уникнути просто тим, що не збирати процедуру самостійно. Коли ви шукаєте окремо перекладача, окремо нотаріуса й окремо самі скріплюєте пакет, кожна ланка може стати слабким місцем. Перекладач не знайомий нотаріусу, нотаріус має власні вимоги до оформлення, а ви опиняєтеся між ними посередником.

Бюро, яке працює з нотаріусами на постійній основі, знімає цю проблему. Перекладач уже внесений до бази нотаріуса, вимоги до скріплення відомі, а пакет готується за перевіреною схемою. Саме тому нотаріальне засвідчення перекладу в «НТідея» замовляють у комплексі з самим перекладом: ви подаєте документи один раз і отримуєте готовий засвідчений пакет. Для мене як для практика це найзрозуміліший спосіб уникнути «прогулянки» між різними кабінетами.

Коротко про те, що зазвичай запитують

Чи можна прийти до будь-якого нотаріуса?
Формально так, але нотаріус має знати перекладача або перевірити його документи. Із незнайомим виконавцем процедура виходить довшою й вразливішою до відмов.

Чи перевіряє нотаріус точність перекладу?
Ні. Він підтверджує підпис перекладача. Тому якість тексту слід перевіряти на етапі перекладу, а не сподіватися, що нотаріус «помітить» помилку.

Чи потрібна моя присутність?
Зазвичай підпис ставить перекладач, а не замовник, але це залежить від конкретного документа й вимог нотаріуса. Краще уточнити заздалегідь.

Що робити, якщо приймальна установа вимагає ще й апостиль?
Визначте, до якого саме документа він потрібен і в якому порядку робити кроки. Цей порядок часто вирішує, чи пройде пакет із першого разу.