Переклад документів з апостилем: як правильно оформити у 2025

У процесі оформлення документів для виїзду за кордон, незалежно від мети — навчання, працевлаштування, імміграції чи укладення шлюбу — виникає потреба в офіційному перекладі українських документів. Особливо це актуально у випадках, коли на документах вже проставлено апостиль. Правильне оформлення перекладу та дотримання міжнародних вимог — ключова умова для того, щоб іноземні інституції визнали документи чинними.

Що таке апостиль і навіщо його проставляти

Апостиль — це спрощена форма легалізації документів, запроваджена Гаазькою конвенцією 1961 року. Документ, на якому проставлено апостиль, визнається чинним на території інших держав-учасниць цієї конвенції без потреби в додатковій легалізації через консульства чи посольства. Україна приєдналася до цієї угоди 2002 року, і з того часу апостиль став стандартною вимогою для офіційних паперів, що подаються за кордон.

Апостиль підтверджує дійсність підпису, статус особи, яка підписала документ, та автентичність печатки або штампа. Його можна проставити на:

свідоцтвах про народження, шлюб, смерть
дипломах, атестатах, додатках до них
судових рішеннях
довідках, виданих державними органами
нотаріальних документах

Проставлення апостиля в Україні здійснюється трьома державними органами залежно від типу документа: Міністерством юстиції, Міністерством освіти і науки та Міністерством закордонних справ.

В якій черговості виконувати переклад та апостилювання

Це критично важливий момент, з яким часто виникає плутанина. Існує два варіанти:

Апостиль ставиться на оригінал документа, після чого робиться переклад разом з апостилем.
Апостиль ставиться на копію документа, яка попередньо завірена нотаріально, після чого виконується переклад копії з апостилем.

В абсолютній більшості випадків міжнародні інституції вимагають переклад документів з апостилем, тому оптимально спочатку проставити апостиль на оригінал, а вже потім перекладати його іноземною мовою.

Який переклад є офіційно прийнятним

У міжнародному документообігу приймаються лише офіційно завірені переклади. У межах українського законодавства це означає:

нотаріально завірений переклад
переклад, засвідчений печаткою бюро перекладів з ліцензією
у випадку деяких країн — переклад, завірений присяжним перекладачем (наприклад, у Польщі)

Для правильного оформлення документа з апостилем потрібно:

перекласти документ разом з апостилем
зробити нотаріальне засвідчення перекладу
у деяких випадках — проставити додаткову апостилізацію на нотаріальне засвідчення (подвійне апостилювання).

Особливості перекладу для різних країн

Не всі країни мають однакові вимоги до оформлення. Наприклад:

Німеччина часто вимагає переклади, виконані лише присяжними перекладачами з німецької сторони.
Франція приймає переклади з України, але лише з додатковим засвідченням у консульстві.
Польща визнає переклади, виконані українськими перекладачами, якщо вони завірені нотаріально або виконані польським присяжним перекладачем.
Італія до 2020 року вимагала легалізацію, але нині діє апостиль, однак іноді потрібна подвійна апостилізація.

Перед оформленням документа доцільно зв’язатися з інституцією, якій призначено подання, або з консульством відповідної країни, щоб отримати точні інструкції.

Хто має право виконувати офіційний переклад

В Україні офіційні переклади мають право виконувати:

дипломовані перекладачі з відповідною кваліфікацією
працівники зареєстрованих бюро перекладів
перекладачі, які співпрацюють з нотаріусами

Нотаріус не перевіряє правильність перекладу — він лише засвідчує справжність підпису перекладача. Відповідальність за точність і повноту перекладу несе сам перекладач.

Часті помилки під час оформлення

Переклад без апостиля — апостиль залишається неперекладеним, і документ не визнається.
Апостиль на копії, а не на оригіналі, коли країна вимагає переклад саме оригіналу.
Застарілий формат апостиля — використовуються старі бланки або апостиль не містить QR-коду.
Невірна мова перекладу — наприклад, подається переклад англійською, а країна вимагає німецькою.
Звернення до несертифікованих перекладачів — документ може бути відхилений через невідповідність вимогам.

Чи можна перекласти документ самостійно

Юридично самостійний переклад можливий, але він не буде офіційно визнаний без нотаріального засвідчення. У такому випадку нотаріус не прийме підпис перекладача, і документ буде недійсним. Тому самостійний переклад використовується лише для ознайомчих або неофіційних цілей.

Правильний переклад документів з апостилем — ключова умова їхнього міжнародного визнання. Порушення порядку оформлення або перекладу може призвести до відмови в прийомі документів. Для уникнення помилок слід дотримуватись офіційної процедури: спершу апостиль, потім переклад, після чого — нотаріальне засвідчення.